ilkay – die Software für Kinder- und Jugendhilfe

Komplizierte Verwaltung und verstreute Informationen kosten in der Jugendhilfe täglich Zeit — Zeit, die bei den Familien fehlt. ilkay holt sie zurück.

  • Gehostet in
    Deutschland
  • Entwickelt aus der
    Praxis der Jugendhilfe

ilkay ist kein System.Er ist ein Kollege.

Jugendhilfe bedeutet Verantwortung. Für Menschen, für Vertrauen und für Geschichten, die sensibel sind und Schutz brauchen. ilkay unterstützt genau dabei: zuverlässig, gründlich, immer auf dem aktuellen Stand.

Dokumentation leicht gemacht

Berichte, Fallakten, Verläufe: ilkay macht deine Dokumentation schnell und trotzdem vollständig. Was früher Stunden gekostet hat, ist jetzt in Minuten erledigt.

Rechtssicher und DSGVO-konform

Hosting, Rechte, Protokolle: deine Daten liegen in Deutschland und sind jederzeit verfügbar. Alle sehen nur, was sie sehen sollen, und jeder Zugriff ist nachvollziehbar.

Betriebliche Zahlen im Blick

Personal, Auslastung, Umsatz: alle betriebswirtschaftlichen Kennzahlen übersichtlich und tagesaktuell griffbereit, ohne dass du sie selbst zusammenstellen musst.

Sag es einfach ilkay:

„Hey ilkay, öffne mir den Fall ‚Jonas Wesselman‘.“

So arbeitet ilkay

Alles zum Fall, bevor du fragen musst.Ein Blick statt vieler Klicks.

Name, Fallnummer, letzter Kontakt, offene Punkte, laufende Maßnahme: der ganze Fall auf einen Blick, ohne sich durch Reiter, Ordner und Akten zu klicken.

ilkay hält die Übersicht laufend aktuell. Neue Notizen, Termine, Dokumente, ein geänderter Hilfeplan — alles landet dort, wo es hingehört.

So startest du vorbereitet ins Gespräch, auch wenn der letzte Kontakt Wochen zurückliegt oder du kurzfristig einspringst.

Gesprochen, nicht getippt.Aus Worten wird eine Notiz.

Du sprichst kurz, was wichtig ist: im Auto zum nächsten Termin, direkt nach dem Hausbesuch, solange der Gedanke frisch ist.

Kein Zettel, der verloren geht, keine Aufnahme, die sich stapelt und später abgetippt werden muss.

ilkay transkribiert in Echtzeit und erkennt, wohin die Notiz gehört. Ein Name, ein Datum, ein Stichwort genügen. Auch mehrere Fälle auf einer Rückfahrt bleiben sauber getrennt.

Du sprichst, ilkay ordnet ein. Prüfen und freigeben in einem Klick.

Erkannt, bevor du suchen musst.Was zählt, ist schon markiert.

Während du dokumentierst, liest ilkay mit: eine neue Ressource in der Familie, eine Veränderung im Verhalten — beides fällt auf, ohne dass du es gesondert festhältst.

Auch Muster über mehrere Berichte hinweg werden sichtbar. Ein Thema, das wiederkehrt. Eine Situation, die sich über Wochen verschiebt. Dinge, für die sonst niemand alte Berichte noch einmal durchliest.

Du siehst den Hinweis direkt im Fall, an der richtigen Stelle. Prüfen, ob die Einschätzung passt, freigeben, fertig.

Der Überblick –der dir Zeit verschafft.

Auslastung, Umsätze, Kennzahlen: tagesaktuell auf einen Blick, ohne Zusammensuchen und ohne eigene Tabelle.

Eine Assistenz.Für jede Rolle auf ihre Weise.

Fachkraft

Die Fachkraft hat den Kopf frei.

  • Weniger Doku-Aufwand
  • Mobil erfassen
  • Mehr Zeit für Menschen
  • Dokumentation & Berichte
  • Sprachsteuerung
  • Digitaler Assistent
  • Klienten-App / Portal
Verwaltung

Die Verwaltung hat Daten, die stimmen.

  • Einmal erfasst
  • Sauber weiterverwendet
  • Weniger Rückfragen
  • Zeiterfassung
  • Rechnungswesen
  • Automatisiertes Rechnungswesen
  • Bankintegration
  • Document Builder
  • Stammdatenverwaltung
Leitung

Die Leitung hat einen aktuellen Überblick.

  • Auslastung & Kennzahlen im Blick
  • Fristen, Gefährdungen im Blick
  • Keine neue Komplexität
  • Management-Dashboard
  • Predictive Analytics
  • Benutzerverwaltung
  • Sicherheit & Datenschutz

Sensible Daten brauchen besonderen Schutz.Bei ilkay ist das die Grundlage, kein Zusatz.

  • Hosting in Deutschland. DSGVO-konform.

  • Jede Person sieht nur, was sie sehen soll – klare Rollen und Rechte.

  • Nachvollziehbar und revisionssicher: Wer hat wann was getan.

  • Weitergabe nur mit dokumentierter Einwilligung.

Warum ilkay
ilkay heißt

ilkay ist ein Kollege. Kein eingestellter Digitalexperte. Einfach jemand, der verstanden hat, wie Dinge funktionieren, und geholfen hat, wenn etwas nicht lief. Für alle um ihn herum war das ein Geschenk: Abläufe wurden einfacher, der Kopf freier, die Arbeit mit Menschen rückte wieder in den Vordergrund.

Irgendwann wurde die Frage unvermeidlich: Was, wenn nicht nur ein Träger einen ilkay hätte?

Finden wir heraus, was ilkay für dich tut.Bist du dabei?

Wir entwickeln ilkay mit Trägern aus der Praxis. Dein Feedback formt das Produkt. ilkay hilft dir heute und wird mit dir jeden Tag besser. Sprechen wir über die nächsten Schritte.

Keine Kosten in der Pilotphase · Wir melden uns persönlich · Keine Newsletter-Flut

Deine Angaben nutzen wir nur, um deine Anfrage zu beantworten. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.

Häufige Fragen

Wann ist ilkay verfügbar?
Wir entwickeln ilkay aktuell gemeinsam mit ersten Trägern aus der Praxis. Der Start ist für Anfang 2027 geplant. Wenn du dabei sein möchtest, finden wir einen realistischen Zeitpunkt für deine Organisation.
Was kostet ilkay?
In der aktuellen Testphase entstehen für dich keine Kosten. Danach kostet ilkay als reguläres Produkt 35 € pro Lizenz und Monat, inkl. MwSt. Wie viele Lizenzen zu deiner Organisation passen, besprechen wir im persönlichen Gespräch.
Sind unsere Daten sicher?
Ja. ilkay wird in Deutschland gehostet und arbeitet DSGVO-konform. Klare Rollen- und Rechtekonzepte sorgen dafür, dass jede Person nur sieht, was sie sehen soll und jeder Zugriff ist nachvollziehbar dokumentiert.
Für welche Träger ist ilkay gedacht?
ilkay ist für freie Träger der Kinder- und Jugendhilfe gemacht – ambulant und stationär, von der SPFH über ISE und Erziehungsbeistand bis zu Heimerziehung, betreuten Wohnformen und Inobhutnahme (§§ 27 ff. SGB VIII). Ob kleines Team oder Träger mit mehreren Standorten: das Format richtet sich nach dir, nicht umgekehrt.
Müssen wir unser bestehendes System sofort ablösen?
Nein. Wir schauen uns an, wo ilkay am meisten entlastet und finden einen Weg, der zu deinem bestehenden Alltag passt, ohne dass du von einem Tag auf den anderen alles umstellen musst.
Was passiert, wenn ich mich anmelde?
Wir melden uns persönlich bei dir, keine automatisierte Newsletter-Anmeldung. Wir schauen uns an, wie ilkay in deiner Organisation aussehen könnte, und besprechen die nächsten Schritte.